Stock Opname: Pengertian, Fungsi, Manfaat dan Cara Melakukannya
Ditulis pada 30 Mac 2022 oleh AturToko
Untuk kelancaran proses pada sebuah aktivitas bisnis, alur distribusi barang memegang peranan yang sangat penting. Ada satu hal yang harus Anda perhatikan secara berkala yakni stock opname atau stock opname. Aktivitas ini sangat penting dilakukan untuk mengetahui bagaimana pergerakan barang yang ada di gudang.
Apa itu stock opname dan bagaimana cara melakukannya? Simak pembahasan lengkap termasuk tips cara melakukannya berikut ini!
Definisi Stock Opname
Stock opname artinya adalah menghitung persediaan yang ada saat ini. Artinya, Anda harus mengidentifikasi setiap item yang ada, menghitungnya, kemudian membuat data inventarisnya secara detail. Anda mungkin juga harus melakukan verifikasi yakni membandingkan hasil penghitungan langsung dengan jumlah persediaan unit yang terdata di catatan atau komputer. Adanya stock juga akan memudahkan Anda menemukan jenis barang tertentu ketika dibutuhkan.
Secara ringkas, stock opname menghasilkan dokumen berupa ringkasan untuk setiap item inventaris dalam waktu tertentu. Kegiatan ini merupakan serangkaian proses yang padat dan memerlukan waktu henti yang signifikan di dalam gudang. Saat melakukan stock opname, perusahaan umumnya berusaha menghindari aktivitas pengambilan stok semaksimal mungkin.
Tujuan Stock Opname dalam Dunia Bisnis
stock opname atau inventarisasi ini memungkinkan Anda melacak secara akurat stok fisik yang Anda miliki. Dengan begitu Anda bisa tahu berapa banyak yang sudah terjual dan berapa banyak yang belum. Stock opname adalah tentang membandingkan stok fisik dengan apa yang dilaporkan dan menemukan apakah ada perbedaan antara keduanya. Stock opname juga bertujuan untuk:
- Menghindari kerugian akibat kesalahan penghitungan stok
- Mengatur mutasi barang baik yang masuk maupun keluar dari gudang
- Pengendalian internal.
Manfaat Mengatur dan Menghitung Stok Barang
Ada berbagai manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan melakukan stock opname yakni:
- Mengukur seberapa baik kinerja sebuah produk dibandingkan dengan produk lainnya
- Mengefisienkan proses pemesanan dan memudahkan dalam memperkirakan tingkat stok
- Tetap up-to-date dengan harga pembelian Anda saat ini dan memungkinkan Anda mengetahui jika ada kenaikan
- Mengungkap dan menghilangkan adanya risiko pencurian yang terjadi dalam bisnis Anda
- Menghitung berapa biaya yang Anda habiskan untuk stok yang ada, menghitung harga jualnya serta menghitung berapa banyak stok yang Anda punya di dalam gudang
- Mempertahankan laba kotor yang sudah diraih atau mencari tahu alasan kenapa penjualan Anda tidak mencapai target
- Mengetahui stok apa saja yang Anda miliki dan kapan waktu kedaluwarsanya
- Menemukan stok mati. Dengan inventarisasi, Anda bisa tahu apakah ada stok mati di dalam gudang dengan begitu Anda bisa menentukan produk mana yang terjual dan mana yang tidak. Anda juga bisa mengambil langkah tertentu untuk menyikapi stok mati tersebut.
Mengapa Stock Opname Harus Dilakukan?
Stock opname dilakukan bukan hanya untuk mengetahui jumlah stok barang yang ada saat ini. Stock opname juga akan membantu Anda dalam penghitungan aktiva, piutang, dan utang perusahaan.
Beberapa perusahaan juga menggunakan stock opname untuk mengetahui persediaan barang dan kas. Dalam bisnis manufaktur, inventarisasi ini bermanfaat untuk mengecek ketersediaan bahan baku, barang setengah jadi serta barang jadi.
Kapan Stock Opname Sebaiknya Dilakukan?
Setiap perusahaan umumnya memiliki waktu yang berbeda-beda untuk melaksanakan stock opname. Namun, aktivitas ini biasanya dilakukan secara rutin baik setiap akhir bulan atau akhir tahun. Ada juga perusahaan yang melaksanakannya setiap 3 atau 4 bulan. Penentuan periode ini tergantung pada tingkat kepentingan serta kemampuan Anda dalam melaksanakannya.
Bagi sebagian besar perusahaan, melakukan inventarisasi setidaknya satu bulan sekali sangat penting untuk menjaga stok yang sehat, mencegah hilangnya stok dan menemukan kesalahan (jika ada). Namun, jika tidak dilakukan dengan benar, inventarisasi ini bisa menguras energi, memakan waktu, dan membuat frustasi.
Waktu terbaik untuk melakukan stock opname adalah ketika kegiatan operasional bisnis reguler berada di tingkat yang minimal. Misalnya saja saat siklus penjualan paling lambat atau di luar jam kerja reguler.
Tahapan Apa Saja yang Dilakukan dalam Stock Opname?
Proses stock opname sendiri memakan waktu dan persiapan yang cukup panjang. Secara umum, ada 3 tahapan yang harus Anda lakukan yakni:
Tahap Awal
Jauh-jauh hari sebelum inventarisasi dilakukan perusahaan harus melakukan beberapa hal. Tujuannya adalah untuk memberikan ruang dan waktu yang cukup untuk menghindari masalah saat pelaksanaannya. Tahapan awal ini mencakup:
- Meminta bagian gudang untuk memberi tanda tag saat inventarisasi dilakukan
- Merapikan stok yang ada dan menatanya sesuai kode dan jenis barang untuk memudahkan
- Memastikan semua barang memiliki kode
- Mempersiapkan stiker “TIDAK DIHITUNG” untuk memberi tanda barang yang tidak perlu dihitung seperti barang yang masuk saat inventarisasi atau setelah tanggal cut off, barang titipan dan barang rusak.
Tahap Persiapan
Tahap persiapan dilakukan sehari sebelum stock opname dilakukan. Dalam tahapan ini semua tim yang terlibat dikumpulkan untuk di-briefing. Mutasi barang di gudang juga dihentikan sejak akhir jam kerja pada H-1 ini.
Tahap Pelaksanaan
Dalam tahapan ini, hal-hal yang perlu dilakukan antara lain adalah:
- Memastikan semua transaksi dan stoknya sudah masuk ke program
- Sebagai pedoman, data-data ini dicetak dan dibagikan pada masing-masing tim (bagian accounting-nya). Petugas gudang sebaiknya tidak diberitahu jumlah stok yang terinput di program
- Setelah proses stock opname dilakukan, semua barang diberi tanda agar tidak terjadi penghitungan ulang
- Lembar pengecekan stok yang sudah diisi diserahkan ke bagian input untuk dibandingkan dengan versi yang ada di komputer
- Jika ternyata ada selisih, dilakukan pemeriksaan ulang untuk memastikan apakah memang ada selisih atau hanya salah hitung
- Hasil dari stock opname diserahkan pada bagian accounting untuk disesuaikan lagi.
Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname?
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk melakukan stock opname adalah:
- Latih tim Anda. Tim yang terlibat untuk melakukan penghitungan harus tahu bagaimana proses penghitungan dan cara pengisian lembar pengecekan
- Atur cutoff time. Cutoff time penting untuk memastikan bahwa selama proses stock opname tidak ada barang yang masuk dan keluar
- Tugaskan siapa saja yang bertanggung jawab untuk masing-masing area penghitungan
- Lakukan penghitungan. Dalam setiap tim, satu orang mengidentifikasi stok sementara yang lain mengisi tag hitungan. Tag asli ditempelkan ke inventaris dan yang lainnya disimpan sebagai salinan cadangan
- Saat setiap tim selesai menghitung, tag hitungan diserahkan kepada bagian administrator count tag untuk diperiksa (apakah ada yang hilang atau tidak)
- Administrator count tag memasukkan hasil informasi ke dalam database
- Melakukan verifikasi untuk membandingkan data hasil hitung dengan data yang tersimpan.
Tips Melakukan Stock Opname
Stock opname adalah sebuah proses yang membutuhkan banyak persiapan agar bisa berjalan dengan baik. Simak tipsnya berikut ini!
- Atur jadwal. Usahakan Anda melakukannya secara berkala di waktu yang sudah ditentukan
- Buat pemetaan produk dengan menggunakan tag atau stiker. Tujuannya untuk merapikan dan memudahkan penghitungan
- Buat denah gudang penyimpanan. Ini sangat berguna, terutama jika gudang Anda besar dan stok barang terdiri dari banyak jenis
- Pilih staf yang memiliki kompetensi
- Beri tanda pada masing-masing rak atau kardus
- Pisahkah stok barang lama dengan yang baru
- Lakukan cycle counting (menghitung dengan cara mencicil).
Selain dengan melakukan stock opname secara berkala, Anda juga bisa meningkatkan produktivitas dan profitabilitas dengan memanfaatkan pemasaran dalam talian. Salah satunya lewat AturToko. Daftarkan diri Anda sekarang juga di sini.