Menyewa Virtual Office untuk Membangun Bisnis Online yang Tepercaya
Ditulis pada 14 Apr 2022 oleh AturToko
Kecanggihan teknologi menyediakan lebih banyak alternatif solusi kepada manusia, termasuk ketika sedang membangun bisnis. Kini pemilik usaha dapat menggunakan virtual office atau kantor virtual untuk kebutuhan administrasi perusahaan. Pilihan tersebut membuat perusahaan lebih hemat biaya operasional sekaligus lebih fleksibel.
Apa Itu Virtual Office?
Virtual office adalah kantor nonfisik yang disewa dan dapat dijadikan sebagai alamat resmi perusahaan. Bukan hanya mendapatkan alamat, perusahaan juga bisa menggunakan berbagai fasilitas yang ditawarkan dalam paket sewa virtual office. Keseluruhan hal ini membantu perusahaan untuk membangun kesan profesional.
Fasilitas yang umumnya ditawarkan dalam paket virtual office antara lain layanan resepsionis, ketersediaan ruang meeting, nomor telepon khusus untuk kantor Anda, dan masih banyak lagi. Berbagai fasilitas tersebut lazim dimiliki oleh sebuah kantor. Bedanya, Anda tidak perlu keluar uang lagi untuk mendapatkannya.
Ada juga yang mengartikan virtual office sebagai ruang kerja virtual. Para pekerja dapat saling bersinergi dalam lingkungan kerja digital. Konsep ini sangat cocok dengan model remote working atau bekerja tanpa pertemuan fisik. Ruang kantor virtual adalah solusi sehingga perusahaan tidak perlu lagi menyewa gedung.
Alur Kerja dalam Virtual Office
Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana alur kerja dalam perusahaan yang memilih menggunakan virtual office. Tanpa pertemuan fisik, apakah penyelesaian pekerjaan akan lebih efektif sehingga perusahaan bisa semakin berkembang?
Perlu diketahui, hal pertama yang sangat penting dalam virtual office adalah video conference. Ada beberapa platform yang menyediakan layanan video conference, misalnya Zoom. Supaya dapat berkoordinasi layaknya kantor biasa, para pekerja bisa memanfaatkan layanan tersebut.
Bagaimana jika ada surat yang ditujukan ke alamat virtual office? Pemilik usaha akan memperoleh notifikasi dari pihak penyedia layanan sehingga bisa mengambilnya kapan saja. Virtual office juga menyediakan layanan resepsionis yang memungkinkan Anda menyapa klien secara profesional.
Apabila ada klien atau pihak lain yang menghubungi nomor telepon perusahaan, tersedia layanan penjawab telepon yang akan meneruskannya kepada pemilik usaha. Selain itu, Anda juga bisa melakukan pertemuan fisik dengan anggota tim di ruang meeting yang disediakan oleh penyedia layanan.
Keuntungan Menggunakan Virtual Office
Mengapa memilih menggunakan virtual office? Ada beberapa alasan yang membuat pemilik usaha harus mempertimbangkan alternatif ini dalam mengembangkan bisnis.
Menghemat Biaya Operasional
Anda perlu mengeluarkan banyak uang untuk membangun kantor sendiri. Bukan hanya anggaran untuk persiapan awal, biaya operasional kantor juga tidak murah. Anda harus membayar listrik, air, internet, dan berbagai biaya lainnya. Kini ada alternatif yang sangat praktis, yaitu virtual office sehingga Anda hanya perlu membayar sesuai paket yang ditawarkan.
Bisa Pindah Kantor dengan Mudah
Apabila usaha Anda adalah usaha kreatif yang bersifat fleksibel, Anda akan diuntungkan dengan virtual office. Kantor virtual ini biasanya disewakan dalam hitungan bulan atau tahun. Dengan demikian, Anda dapat pindah kantor jika memang diperlukan. Perubahan bisa dilakukan jika butuh suasana baru atau ingin mendapatkan layanan yang lebih prima.
Meningkatkan Citra Perusahaan
Membangun citra di mata klien atau konsumen merupakan hal yang sangat penting. Perusahaan yang dikenal bonafide akan mendatangkan banyak klien dan peluang keuntungan. Salah satu cara untuk membangun citra perusahaan adalah memiliki kantor di pusat bisnis. Dengan virtual office, Anda bisa mewujudkan ini dengan biaya yang lebih ekonomis.
Menciptakan Fleksibilitas dalam Pekerjaan
Remote working menciptakan fleksibilitas yang tinggi. Anda tidak perlu datang ke kantor setiap hari hanya untuk melakukan kegiatan administratif. Waktu yang tersedia bisa digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersifat lebih utama dan penting. Virtual office memungkinkan hal ini melalui layanan dan berbagai fasilitas yang tersedia.
Selain kelebihan, virtual office juga memiliki sejumlah kekurangan yang wajib Anda waspadai. Beberapa di antaranya adalah:
Ikatan Personal Tidak Kuat
Karena pertemuan fisik jarang dilakukan, ada risiko dalam ikatan personal antarpekerja. Setiap anggota tim bisa jadi kurang akrab karena hanya berhubungan secara profesional melalui perangkat digital. Namun, hal ini dapat diatasi dengan menjadwalkan agenda pertemuan dan acara rutin.
Kurang Fokus Bekerja
Tidak semua pekerja bisa membangun fokus dalam situasi yang tidak ideal. Apabila bekerja dari rumah, ada saja gangguan yang mungkin terjadi karena faktor eksternal. Begitu pula jika memutuskan bekerja dari sebuah coworking space yang ramai, Anda bisa terdistraksi oleh situasi tersebut sehingga hasil pekerjaan jadi tidak optimal.
Waktu Kerja yang Tidak Teratur
Tidak ada jam kerja yang tetap akan membuat pekerja bisa menyelesaikan pekerjaan sepanjang waktu. Namun, hal ini bisa juga berdampak buruk karena menyebabkan stres berkepanjangan. Pekerja yang ada di perusahaan yang menggunakan virtual office bisa jadi mengalami hal ini.
Cara Menyewa Virtual Office
Untuk menyewa virtual office, Anda hanya perlu menghubungi penyedia layanan. Anda perlu mengisi formulir untuk memberitahukan kebutuhan Anda secara lebih spesifik. Kemudian, pihak penyedia layanan akan menghubungi Anda kembali sehingga bisa mendiskusikan paket virtual office yang paling sesuai.
Jangan lupa, saat menyewa virtual office, perhatikan berbagai kelebihan yang ditawarkan. Pertimbangkan juga alamat virtual office dan sesuaikan dengan branding perusahaan. Dengan demikian, Anda bisa mendapatkan keuntungan yang lebih optimal saat menjalankan perusahaan dengan virtual office.
Pilihan virtual office cocok bagi perusahaan yang sedang berkembang. Begitu pula jika perusahaan tersebut lebih banyak melakukan aktivitas secara online, virtual office merupakan solusi yang lebih fleksibel. Dengan demikian, Anda bisa tetap tampil sebagai perusahaan tepercaya tanpa harus menyewa kantor fisik.
Selain mempertimbangkan untuk menyewa virtual office, Anda juga dapat memanfaatkan layanan AturToko untuk mengembangkan bisnis online. Platform ini memungkinkan Anda mengelola bisnis, termasuk yang ada di marketplace, dengan lebih maksimal. Nah, untuk menikmati berbagai produk unggulannya, Anda dapat melakukan daftar di AturToko terlebih dahulu.